Polityka Prywatności serwisu Petnoryxa

1. Wprowadzenie

Niniejsza Polityka Prywatności określa zasady przetwarzania oraz ochrony danych osobowych użytkowników korzystających z platformy Petnoryxa, dostępnej pod adresem https://petnoryxa.com, która łączy właścicieli zwierząt z nianiami i opiekunami oferującymi m.in. spacery z psami, opiekę dzienną oraz opiekę czasową.

Polityka ma zastosowanie zarówno do właścicieli zwierząt, którzy poszukują usług opiekuńczych, jak i do opiekunów oraz niań, którzy oferują swoje usługi za pośrednictwem naszej strony. Przywiązujemy dużą wagę do przejrzystości, dlatego w jasny i zrozumiały sposób opisujemy, jakie dane zbieramy, w jakim celu je wykorzystujemy oraz jak dbamy o ich bezpieczeństwo.

2. Zakres zbieranych danych

Podczas korzystania z naszej strony oraz z oferowanych funkcjonalności (takich jak przeglądanie profili opiekunów, składanie zapytań, dokonywanie rezerwacji poprzez zakładkę Rezerwacja czy kontakt poprzez stronę Kontakt) możemy przetwarzać następujące kategorie danych osobowych:

• Dane kontaktowe – imię, nazwisko, numer telefonu, adres e‑mail oraz, w uzasadnionych przypadkach, adres zamieszkania lub adres, pod którym świadczona jest usługa opieki nad zwierzęciem.
• Dane dotyczące usług – informacje o rodzaju zwierzęcia (np. pies, kot), jego podstawowych cechach, potrzebach i preferencjach, a także o rodzaju wybranej usługi (spacer, opieka dzienna, opieka czasowa) oraz terminach i lokalizacji świadczenia usług.
• Dane związane z kontem i profilem – informacje wprowadzone przez opiekunów na stronach takich jak Profile, w tym doświadczenie, specjalizacje, dostępność, a także zdjęcia (jeśli są udostępniane).
• Dane transakcyjne – informacje dotyczące złożonych zamówień i rezerwacji (np. wybrany opiekun, data i zakres usługi, status płatności), a także dane niezbędne do realizacji płatności przekazywane odpowiednim instytucjom obsługującym płatności.
• Dane techniczne i eksploatacyjne – adres IP, identyfikatory urządzeń, dane dotyczące przeglądarki i systemu operacyjnego, dane o aktywności na stronie (m.in. odwiedzane podstrony, czas wizyty, odsyłające adresy URL), zbierane za pomocą plików cookies oraz podobnych technologii, zgodnie z rozdziałem dotyczącym plików cookies.
• Dane przekazywane w korespondencji – treść wiadomości wysyłanych poprzez formularze kontaktowe, e‑mail lub inne kanały komunikacji, w tym ewentualne dane dodatkowe, które dobrowolnie przekażesz (np. szczegółowe informacje o zwierzęciu lub oczekiwaniach dotyczących opiekuna).

Podanie danych osobowych może być niezbędne do skorzystania z określonych funkcjonalności strony (np. dokonania rezerwacji w zakładce Rezerwacja). W przypadkach, w których podanie danych jest dobrowolne, wyraźnie o tym informujemy.

3. Cel przetwarzania danych

Przekazane nam dane osobowe przetwarzamy wyłącznie w zakresie niezbędnym do zapewnienia prawidłowego działania platformy Petnoryxa oraz realizacji świadczonych usług. W szczególności dane mogą być wykorzystywane do następujących celów:

• Realizacja usług i obsługa rezerwacji – w tym założenie i utrzymanie konta użytkownika, umożliwienie składania zapytań i rezerwacji usług opieki nad zwierzętami, przekazywanie danych kontaktowych pomiędzy właścicielami a opiekunami w niezbędnym zakresie oraz zapewnienie komunikacji związanej z realizacją danej usługi.
• Informowanie o statusie zamówień – przekazywanie powiadomień dotyczących przyjęcia rezerwacji, zmian terminów, statusu płatności, anulowania usług lub innych istotnych informacji związanych z zamówioną usługą.
• Komunikacja z użytkownikiem – udzielanie odpowiedzi na zapytania kierowane poprzez stronę Kontakt, obsługa reklamacji, zgłoszeń dotyczących jakości usług, bezpieczeństwa zwierząt lub naruszeń zasad korzystania z platformy.
• Usprawnianie działania strony – analiza sposobu korzystania z serwisu, badanie satysfakcji użytkowników, doskonalenie struktury serwisu, funkcji wyszukiwania opiekunów oraz procesu rezerwacji, tak aby korzystanie z platformy było jak najbardziej intuicyjne i wygodne.
• Bezpieczeństwo – zapewnienie bezpieczeństwa kont użytkowników, ochrona przed nadużyciami, nieuprawnionym dostępem, działaniami sprzecznymi z prawem lub regulaminem serwisu (opisanym na stronie Regulamin).
• Spełnianie obowiązków prawnych – przechowywanie dokumentacji księgowej i rozliczeniowej, realizacja obowiązków wynikających z przepisów podatkowych, rachunkowych, a także udzielanie odpowiedzi na uzasadnione żądania uprawnionych organów.
• Marketing i komunikacja informacyjna – za Twoją odrębną zgodą możemy przesyłać informacje o nowościach w ofercie, zmianach w funkcjonalnościach serwisu, promocjach lub treściach edukacyjnych związanych z opieką nad zwierzętami. Zgoda ta może być w każdej chwili wycofana.

4. Podstawy prawne przetwarzania

Przetwarzając dane osobowe użytkowników platformy Petnoryxa, działamy zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa, w szczególności z Rozporządzeniem Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. („RODO”). Podstawy prawne przetwarzania danych mogą obejmować w szczególności:

• Niezbędność do wykonania umowy lub podjęcia działań przed jej zawarciem (art. 6 ust. 1 lit. b RODO) – gdy przetwarzanie danych jest konieczne do założenia konta, realizacji usług związanych z rezerwacją opieki nad zwierzęciem, wystawienia potwierdzeń oraz obsługi bieżącej współpracy pomiędzy właścicielem zwierzęcia a opiekunem.
• Zgoda użytkownika (art. 6 ust. 1 lit. a RODO) – w przypadku, gdy prosimy o wyrażenie wyraźnej zgody na określone działania, np. otrzymywanie wiadomości marketingowych, newslettera lub wykorzystanie danych w celu prezentowania rekomendowanych usług. Zgoda może być w każdej chwili wycofana bez wpływu na zgodność z prawem wcześniejszego przetwarzania.
• Wypełnienie obowiązku prawnego ciążącego na administratorze (art. 6 ust. 1 lit. c RODO) – gdy konieczne jest przechowywanie określonych danych przez wskazany czas w celu realizacji wymogów prawa podatkowego, rachunkowego lub innych przepisów powszechnie obowiązujących.
• Prawnie uzasadniony interes administratora (art. 6 ust. 1 lit. f RODO) – w zakresie, w jakim przetwarzanie jest niezbędne do zapewnienia bezpieczeństwa serwisu, dochodzenia lub obrony przed roszczeniami, analizy statystycznej korzystania z platformy, usprawniania interfejsu, a także prowadzenia umiarkowanych działań marketingu bezpośredniego dotyczących usług podobnych do już świadczonych.

W każdym przypadku staramy się zachować właściwą równowagę pomiędzy naszymi uzasadnionymi interesami a prawami i wolnościami użytkowników, w szczególności dbając o odpowiednią minimalizację i ochronę danych.

5. Udostępnianie danych osobowych

Dane osobowe użytkowników mogą być przekazywane podmiotom trzecim wyłącznie w zakresie niezbędnym do prawidłowego świadczenia usług w ramach platformy Petnoryxa, spełnienia obowiązków prawnych lub realizacji uzasadnionych interesów administratora. W szczególności dane mogą być udostępniane:

• Dostawcom usług IT – podmiotom, które zapewniają infrastrukturę techniczną, hosting, utrzymanie i rozwój serwisu, narzędzia analityczne, systemy bezpieczeństwa oraz inne rozwiązania informatyczne wspierające naszą działalność.
• Podmiotom obsługującym płatności – instytucjom finansowym i operatorom płatności, którzy realizują płatności elektroniczne za usługi zamawiane przez użytkowników. Zakres przekazywanych danych ogranicza się do informacji niezbędnych do przeprowadzenia transakcji.
• Opiekunom i właścicielom zwierząt – w zakresie koniecznym do nawiązania kontaktu i realizacji usług: właściciel otrzymuje dane kontaktowe opiekuna, a opiekun dane właściciela oraz podstawowe informacje o zwierzęciu i zamówionej usłudze.
• Doradcom prawnym, podatkowym oraz audytorom – jeśli jest to niezbędne do ochrony naszych praw, realizacji obowiązków prawnych lub prowadzenia sprawozdawczości.
• Organom uprawnionym – sądom, organom ścigania, administracji publicznej, jeżeli obowiązek udostępnienia danych wynika z przepisów prawa lub prawomocnych decyzji odpowiednich organów.

W przypadku przekazywania danych podmiotom zewnętrznym zawieramy odpowiednie umowy powierzenia przetwarzania danych osobowych, zobowiązujące te podmioty do zachowania poufności, zastosowania odpowiednich środków bezpieczeństwa oraz przetwarzania danych wyłącznie w celu, w jakim zostały im powierzone.

6. Bezpieczeństwo danych

Przykładamy dużą wagę do ochrony danych osobowych użytkowników platformy Petnoryxa. Stosujemy rozwiązania organizacyjne oraz techniczne mające na celu zapewnienie poufności, integralności i dostępności danych na odpowiednim poziomie. W szczególności:

• stosujemy szyfrowanie komunikacji pomiędzy urządzeniem użytkownika a naszą infrastrukturą (np. za pomocą protokołu HTTPS),
• ograniczamy dostęp do danych jedynie do osób i podmiotów, które muszą je znać, aby wykonywać swoje obowiązki,
• regularnie aktualizujemy oprogramowanie i systemy informatyczne, dbając o stosowanie aktualnych poprawek bezpieczeństwa,
• wprowadzamy procedury wewnętrzne dotyczące przetwarzania danych i postępowania w przypadku potencjalnych naruszeń ochrony danych osobowych,
• monitorujemy działanie serwisu w celu wykrywania potencjalnych prób nadużyć czy nieuprawnionego dostępu.

Pomimo stosowania zaawansowanych zabezpieczeń, żaden system teleinformatyczny nie gwarantuje pełnego wyeliminowania ryzyka. W przypadku stwierdzenia naruszenia ochrony danych osobowych, które może powodować wysokie ryzyko naruszenia praw lub wolności użytkowników, poinformujemy o tym odpowiednie organy nadzorcze oraz – jeśli będzie to konieczne – zainteresowane osoby.

7. Prawa użytkowników

Każdemu użytkownikowi, którego dane osobowe są przetwarzane w związku z korzystaniem z platformy Petnoryxa, przysługują prawa wynikające z RODO i innych przepisów o ochronie danych osobowych. W szczególności masz prawo do:

• dostępu do swoich danych – możesz uzyskać informację, czy przetwarzamy Twoje dane, jakie dane posiadamy oraz w jakich celach są one wykorzystywane,
• sprostowania danych – jeśli zauważysz, że Twoje dane są nieprawidłowe lub niekompletne, możesz zażądać ich poprawienia lub uzupełnienia,
• usunięcia danych – w określonych sytuacjach możesz zażądać usunięcia swoich danych (np. gdy dane nie są już niezbędne do celów, dla których zostały zebrane lub gdy cofniesz zgodę, na podstawie której dane były przetwarzane),
• ograniczenia przetwarzania – możesz żądać ograniczenia przetwarzania danych, np. gdy kwestionujesz ich prawidłowość lub sprzeciwiasz się ich przetwarzaniu,
• przenoszenia danych – w zakresie, w jakim dane są przetwarzane na podstawie zgody lub umowy oraz w sposób zautomatyzowany, możesz otrzymać swoje dane w ustrukturyzowanym formacie i przekazać je innemu administratorowi,
• sprzeciwu wobec przetwarzania – możesz wnieść sprzeciw wobec przetwarzania danych opartego na naszym prawnie uzasadnionym interesie, w szczególności wobec działań marketingu bezpośredniego,
• cofnięcia zgody – jeśli przetwarzanie odbywa się na podstawie Twojej zgody, masz prawo w dowolnym momencie ją wycofać, bez wpływu na zgodność z prawem przetwarzania sprzed cofnięcia,
• wniesienia skargi do organu nadzorczego – jeśli uznasz, że przetwarzanie danych narusza obowiązujące przepisy, możesz wnieść skargę do właściwego organu nadzorczego ds. ochrony danych osobowych.

Realizacja powyższych praw odbywa się poprzez kontakt z administratorem danych zgodnie z informacjami wskazanymi w rozdziale „Kontakt i zgłaszanie naruszeń” lub za pośrednictwem formularza kontaktowego dostępnego na stronie Kontakt.

8. Okres przechowywania danych

Dane osobowe użytkowników przechowujemy przez okres niezbędny do realizacji celów, dla których zostały zebrane, z uwzględnieniem obowiązków prawnych ciążących na administratorze oraz ewentualnych okresów przedawnienia roszczeń. W szczególności:

• dane związane z realizacją usług (np. rezerwacje, rozliczenia) przechowywane są zasadniczo przez czas obowiązywania umowy, a następnie przez okres wymagany przez przepisy prawa (np. w zakresie dokumentacji księgowej) oraz do czasu przedawnienia ewentualnych roszczeń,
• dane przetwarzane na podstawie zgody (np. w celach marketingowych) przechowujemy do czasu wycofania zgody lub zgłoszenia sprzeciwu wobec takiego przetwarzania,
• dane techniczne i eksploatacyjne związane z korzystaniem z serwisu przechowywane są zwykle przez okres niezbędny do celów analitycznych i bezpieczeństwa, przy zastosowaniu zasad minimalizacji danych i ich pseudonimizacji, jeśli jest to możliwe,
• dane związane z reklamacjami, zgłoszeniami naruszeń lub sporami przechowywane są przez czas niezbędny do ich rozpatrzenia oraz ewentualnej obrony lub dochodzenia roszczeń.

Po upływie odpowiednich okresów dane są usuwane lub poddawane anonimizacji w sposób uniemożliwiający identyfikację użytkownika.

9. Polityka dotycząca plików cookies

Nasza strona internetowa wykorzystuje pliki cookies oraz podobne technologie, aby zapewnić prawidłowe funkcjonowanie serwisu, ułatwić korzystanie z dostępnych funkcji (np. procesu rezerwacji na stronie Rezerwacja), a także w celach statystycznych i analitycznych.

Pliki cookies to niewielkie pliki tekstowe zapisywane na urządzeniu użytkownika podczas odwiedzania strony internetowej. Mogą one zawierać m.in. identyfikator urządzenia, informacje o preferencjach użytkownika lub sesji przeglądania. W ramach serwisu stosujemy w szczególności:

• cookies niezbędne – umożliwiające poprawne wyświetlanie strony, utrzymanie sesji użytkownika, obsługę formularzy i procesu rezerwacji,
• cookies funkcjonalne – pozwalające zapamiętać wybrane ustawienia (np. preferowany język, ustawienia zgód), aby korzystanie z serwisu było bardziej komfortowe,
• cookies analityczne i statystyczne – pomagające zrozumieć, w jaki sposób użytkownicy korzystają z serwisu, co pozwala nam optymalizować nawigację, czas ładowania i strukturę treści.

Podczas pierwszej wizyty na stronie oraz okresowo później możesz zostać poproszony o wyrażenie zgody na wykorzystywanie określonych kategorii plików cookies. Swoje preferencje możesz w każdej chwili zmienić, korzystając z ustawień przeglądarki lub dedykowanego panelu zarządzania cookies, jeśli jest dostępny.

Więcej szczegółowych informacji na temat stosowanych plików cookies, ich rodzajów, okresów przechowywania oraz sposobów zarządzania nimi znajdziesz w odrębnej Polityce plików cookies.

10. Kontakt i zgłaszanie naruszeń

W sprawach związanych z przetwarzaniem danych osobowych, realizacją Twoich praw, a także w przypadku podejrzenia naruszenia zasad ochrony danych, możesz skontaktować się z administratorem danych za pośrednictwem formularza na stronie Kontakt lub korzystając z danych kontaktowych wskazanych w serwisie.

W treści zgłoszenia postaraj się możliwie precyzyjnie opisać sprawę, której dotyczy zapytanie lub skarga, co pozwoli nam sprawnie ją przeanalizować i udzielić odpowiedzi. Na wszelkie zgłoszenia staramy się reagować bez zbędnej zwłoki, z poszanowaniem obowiązujących przepisów dotyczących ochrony danych osobowych.

Jeżeli uznasz, że Twoje prawa zostały naruszone, oprócz kontaktu z nami przysługuje Ci również prawo wniesienia skargi do właściwego organu nadzorczego ds. ochrony danych osobowych.